Salt la conținutul principal
Răspunde la e-mailurile primite în câteva secunde — nu în ore. Acest flux de lucru folosește un Agent IA pentru a filtra zgomotul (newslettere, spam, răspunsuri automate) și pentru a redacta un răspuns personalizat la mesajele reale, apoi îl trimite ca răspuns în același fir, în cadrul conversației originale.

​
Cum funcționează firele de e-mail

Fiecare e-mail are un antet ascuns Message-ID — o amprentă unică atribuită de serverul de e-mail al expeditorului. Când răspundeți la un e-mail, clientul dvs. de e-mail setează un antet In-Reply-To care face referire la acea amprentă. Astfel, Gmail, Outlook și orice alt client grupează mesajele în fire de discuție. În Twenty, acea amprentă este stocată ca headerMessageId pe obiectul Message. Fluxul dvs. de lucru o preia și o transmite în câmpul In-Reply-To al acțiunii Send Email.

​
Construirea fluxului de lucru

​
Pasul 1: Creați un flux de lucru nou

Accesați Settings -> Workflows și faceți clic pe + New Workflow.

​
Pasul 2: Declanșare la mesajele primite

Alegeți When a Record is Created și selectați Messages. De fiecare dată când un e-mail ajunge în Twenty, aceasta se declanșează.

​
Pasul 3: Căutați cine l-a trimis

Adăugați o acțiune Search Records. Adresa expeditorului nu este în mesajul propriu-zis — se găsește în înregistrarea asociată Message Participant.
CâmpValoare
ObiectParticipanți la mesaj
FiltruMesajul este {{trigger.id}}
FiltruRolul este From
Limită1
Aceasta vă oferă e-mailul expeditorului în handle și numele acestuia în displayName.

​
Pasul 4: Triere cu AI și redactarea răspunsului

Adăugați o acțiune AI Agent. Acest singur pas face două lucruri: decide dacă e-mailul merită un răspuns și, dacă da, redactează unul. Folosiți un prompt de tipul: 
You are an email triage assistant for a sales team. Read the following
inbound email and decide if it deserves a reply.

Subject: {{trigger.subject}}
Body: {{trigger.text}}
From: {{Find Sender.first.displayName}} ({{Find Sender.first.handle}})

If this email is spam, a newsletter, an automated notification, or
otherwise does not need a human reply, respond with exactly: SKIP

Otherwise, write a short, professional reply (3-4 sentences max) that:
- Acknowledges their specific message
- Lets them know someone from the team will follow up shortly
- Is warm but not overly casual

Respond with only the reply text, no subject line or greeting prefix.
AI Agent produce răspunsul în câmpul response, la care pot face referire pașii următori.

​
Pasul 5: Ramificați în funcție de decizia AI

Adăugați o acțiune If/Else pentru a verifica dacă AI a decis să răspundă sau să o omită.
CâmpValoare
CondițieAI Agent response nu conține SKIP
Dacă este adevăratContinuați la Send Email
AltfelNu faceți nimic (fluxul de lucru se încheie)
Spam-ul, buletinele informative și mesajele generate automat sunt ignorate. Tot restul trece la pasul următor.

​
Pasul 6: Trimiteți un răspuns în același fir

Adăugați o acțiune Send Email pe ramura “if true”. Faceți clic pe Advanced options, apoi pe Add In-Reply-To.
CâmpValoare
Către{{Find Sender.first.handle}}
SubiectRe: {{trigger.subject}}
Body{{AI Triage & Draft Reply.response}}
In-Reply-To{{trigger.headerMessageId}}
Câmpul In-Reply-To este cel care face ca acesta să fie un răspuns, nu o conversație nouă. Destinatarul îl vede afișat în fir sub e-mailul original în Gmail, Outlook sau orice alt client.
In-Reply-To necesită un message.headerMessageId din declanșator — este amprenta unică a e-mailului, nu o adresă a destinatarului. Dacă îl lăsați necompletat, e-mailul se trimite în continuare, doar ca un mesaj independent.
Gmail folosește subiectul pentru a grupa mesajele în fire de discuție. Subiectul trebuie să înceapă cu Re: (inclusiv două puncte și spațiu) pentru ca Gmail să afișeze răspunsul în cadrul firului original. Fără acesta, răspunsul va apărea ca o conversație separată — chiar dacă antetul In-Reply-To este setat corect.

​
Pasul 7: Testați și activați

Apăsați Test, apoi verificați clientul de e-mail. Răspunsul ar trebui să apară sub mesajul original. Activați când sunteți mulțumit(ă) de rezultat.

​
Idei pe care să le dezvoltați

  • Răspundeți doar VIP-urilor — adăugați o ramură care verifică domeniul expeditorului sau dacă acesta există ca Contact în Twenty
  • Dirijați în funcție de intenție — folosiți prompturi AI Agent separate pentru a trata diferit solicitările de vânzări față de cererile de asistență
  • Îmbogățiți înainte de a răspunde — adăugați un pas Search Records pentru a include compania expeditorului sau istoricul tranzacțiilor în promptul AI, pentru răspunsuri mai personalizate