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Rispondi alle email in arrivo in pochi secondi — non ore. Questo flusso di lavoro utilizza un agente IA per filtrare il rumore (newsletter, spam, risposte automatiche) e redigere una risposta personalizzata ai messaggi reali, quindi la invia come risposta in thread all’interno della conversazione originale.

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Come funziona il threading delle email

Ogni email include un’intestazione nascosta Message-ID — un’impronta univoca assegnata dal server di posta del mittente. Quando rispondi a un’email, il tuo client di posta imposta un’intestazione In-Reply-To che fa riferimento a quell’impronta. È così che Gmail, Outlook e tutti gli altri client raggruppano i messaggi nei thread. In Twenty, quell’impronta è memorizzata come headerMessageId sull’oggetto Message. Il tuo flusso di lavoro la recupera e la passa al campo In-Reply-To dell’azione Send Email.

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Creazione del flusso di lavoro

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Passaggio 1: Crea un nuovo flusso di lavoro

Vai a Impostazioni -> Flussi di lavoro e fai clic su + New Workflow.

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Passaggio 2: Imposta il trigger sui messaggi in arrivo

Scegli When a Record is Created e seleziona Messages. Ogni volta che un’email arriva in Twenty, questo si attiva.

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Passaggio 3: Cerca chi l’ha inviato

Aggiungi un’azione Search Records. L’indirizzo del mittente non è presente sul messaggio stesso — si trova nel record Message Participant correlato.
CampoValore
OggettoPartecipanti al messaggio
FiltroMessage is {{trigger.id}}
FiltroRole is From
Limite1
Questo ti fornisce l’email del mittente in handle e il suo nome in displayName.

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Passaggio 4: Triage con AI e bozza di risposta

Aggiungi un’azione AI Agent. Questo singolo passaggio fa due cose: decide se l’email merita una risposta e, in tal caso, ne scrive una. Usa un prompt come: 
You are an email triage assistant for a sales team. Read the following
inbound email and decide if it deserves a reply.

Subject: {{trigger.subject}}
Body: {{trigger.text}}
From: {{Find Sender.first.displayName}} ({{Find Sender.first.handle}})

If this email is spam, a newsletter, an automated notification, or
otherwise does not need a human reply, respond with exactly: SKIP

Otherwise, write a short, professional reply (3-4 sentences max) that:
- Acknowledges their specific message
- Lets them know someone from the team will follow up shortly
- Is warm but not overly casual

Respond with only the reply text, no subject line or greeting prefix.
AI Agent produce la sua risposta in un campo response a cui i passaggi successivi possono fare riferimento.

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Passaggio 5: Ramifica in base alla decisione dell’AI

Aggiungi un’azione If/Else per verificare se l’AI ha deciso di rispondere o saltare.
CampoValore
CondizioneAI Agent response does not contain SKIP
Se veroContinua con Send Email
AltrimentiNon fare nulla (il flusso di lavoro termina)
Spam, newsletter e messaggi generati automaticamente vengono scartati. Tutto il resto passa al passaggio successivo.

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Passaggio 6: Invia una risposta nello stesso thread

Aggiungi un’azione Send Email nel ramo “if true”. Fai clic su Advanced options, quindi su Add In-Reply-To.
CampoValore
A{{Find Sender.first.handle}}
OggettoRe: {{trigger.subject}}
Corpo{{AI Triage & Draft Reply.response}}
In-Reply-To{{trigger.headerMessageId}}
Il campo In-Reply-To è ciò che rende questo un messaggio di risposta invece di una nuova conversazione. Il destinatario lo vede nel thread sotto l’email originale in Gmail, Outlook o qualsiasi altro client.
In-Reply-To si aspetta un message.headerMessageId dal trigger — è l’impronta univoca dell’email, non un indirizzo del destinatario. Se lo lasci vuoto, l’email viene comunque inviata, solo come messaggio autonomo.
Gmail usa l’oggetto per raggruppare i messaggi nei thread. L’oggetto deve iniziare con Re: (inclusi i due punti e lo spazio) affinché Gmail visualizzi la risposta all’interno del thread originale. Senza di esso, la risposta apparirà come una conversazione separata — anche se l’intestazione In-Reply-To è impostata correttamente.

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Passaggio 7: Testa e attiva

Fai clic su Test, quindi controlla il tuo client di posta. La risposta dovrebbe comparire annidata sotto il messaggio originale. Attivalo quando sei soddisfatto.

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Idee per sviluppare ulteriormente

  • Rispondi solo ai VIP — aggiungi un ramo che controlli il dominio del mittente o se esiste come Contatto in Twenty
  • Instrada in base all’intento — usa prompt distinti di AI Agent per gestire le richieste commerciali in modo diverso rispetto a quelle di supporto
  • Arricchisci prima di rispondere — aggiungi un passaggio Search Records per inserire nel prompt dell’AI l’azienda del mittente o la cronologia delle trattative per risposte più personalizzate