Přejít na hlavní obsah
Odpovídejte na příchozí e-maily během několika sekund — ne hodin. Tento pracovní postup využívá AI agenta k odfiltrování šumu (newslettery, spam, automatické odpovědi) a k vytvoření personalizované odpovědi na skutečné zprávy, kterou poté odešle jako odpověď ve vláknu v rámci původní konverzace.

​
Jak funguje vláknování e-mailů

Každý e-mail obsahuje skrytou hlavičku Message-ID — jedinečný identifikátor přiřazený poštovním serverem odesílatele. Když odpovíte na e-mail, váš poštovní klient nastaví hlavičku In-Reply-To, která odkazuje na tento otisk. Takto Gmail, Outlook a další klienti seskupují zprávy do vláken. V Twenty je tento otisk uložen jako headerMessageId na objektu Message. Váš pracovní postup jej vezme a předá do pole In-Reply-To akce Odeslat e-mail.

​
Sestavení pracovního postupu

​
Krok 1: Vytvořte nový pracovní postup

Přejděte do Nastavení -> Pracovní postupy a klikněte na + Nový pracovní postup.

​
Krok 2: Spouštění při příchozích zprávách

Vyberte Když je vytvořen záznam a zvolte Zprávy. Pokaždé, když do Twenty dorazí e-mail, toto se spustí.

​
Krok 3: Vyhledejte, kdo to poslal

Přidejte akci Vyhledat záznamy. Adresa odesílatele není přímo v samotné zprávě — je v souvisejícím záznamu Message Participant.
PoleHodnota
ObjektÚčastníci zprávy
FiltrZpráva je {{trigger.id}}
FiltrRole je From
Limit1
To vám poskytne e-mail odesílatele v handle a jeho jméno v displayName.

​
Krok 4: Třídění pomocí AI a návrh odpovědi

Přidejte akci AI Agent. Tento jediný krok dělá dvě věci: rozhodne, zda si e-mail zaslouží odpověď, a pokud ano, napíše ji. Použijte prompt například takto: 
You are an email triage assistant for a sales team. Read the following
inbound email and decide if it deserves a reply.

Subject: {{trigger.subject}}
Body: {{trigger.text}}
From: {{Find Sender.first.displayName}} ({{Find Sender.first.handle}})

If this email is spam, a newsletter, an automated notification, or
otherwise does not need a human reply, respond with exactly: SKIP

Otherwise, write a short, professional reply (3-4 sentences max) that:
- Acknowledges their specific message
- Lets them know someone from the team will follow up shortly
- Is warm but not overly casual

Respond with only the reply text, no subject line or greeting prefix.
AI Agent vypíše svou odpověď do pole response, na které mohou navazující kroky odkazovat.

​
Krok 5: Rozvětvěte podle rozhodnutí AI

Přidejte akci If/Else k ověření, zda se AI rozhodla odpovědět, nebo přeskočit.
PoleHodnota
PodmínkaAI Agent response neobsahuje SKIP
If truePokračovat na Odeslat e-mail
ElseNedělat nic (pracovní postup končí)
Spam, newslettery a automaticky generované zprávy se zahodí. Vše ostatní přejde do dalšího kroku.

​
Krok 6: Odeslat odpověď ve vlákně

Přidejte akci Odeslat e-mail ve větvi “if true”. Klikněte na Pokročilé možnosti a poté na Přidat In-Reply-To.
PoleHodnota
Komu{{Find Sender.first.handle}}
PředmětRe: {{trigger.subject}}
Text zprávy{{AI Triage & Draft Reply.response}}
In-Reply-To{{trigger.headerMessageId}}
Pole In-Reply-To je to, co z toho dělá odpověď místo nové konverzace. Příjemce ji uvidí zařazenou pod původní e-mail ve službě Gmail, v Outlooku nebo v jiném klientovi.
In-Reply-To očekává ze spouštěče message.headerMessageId — jde o jedinečný otisk e-mailu, nikoli adresu příjemce. Pokud jej necháte prázdné, e-mail se i tak odešle, jen jako samostatná zpráva.
Gmail používá předmět k seskupování zpráv do vláken. Předmět musí začínat Re: (včetně dvojtečky a mezery), aby Gmail zobrazil odpověď v rámci původního vlákna. Bez toho se odpověď zobrazí jako samostatná konverzace — i když je hlavička In-Reply-To nastavena správně.

​
Krok 7: Otestujte a aktivujte

Klikněte na Test, poté zkontrolujte svého e-mailového klienta. Odpověď by se měla zobrazit vnořená pod původní zprávou. Aktivujte, až s tím budete spokojeni.

​
Nápady k rozšíření

  • Odpovídat pouze VIP — přidejte větev, která zkontroluje doménu odesílatele nebo zda existuje jako Kontakt v Twenty
  • Směrovat podle záměru — použijte samostatné prompty pro AI Agenta k odlišnému zpracování obchodních dotazů oproti požadavkům na podporu
  • Obohaťte před odpovědí — přidejte krok Vyhledat záznamy, který do promptu AI načte společnost odesílatele nebo historii obchodů pro osobnější odpovědi